Một doanh nghiệp phát triển phải đối mặt với nhiều vấn đề về việc mở rộng, tự động và tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc quản lý nhân lực của công ty cũng sẽ ngày càng phức tạp, khi số lượng nhân viên tăng lên.
Phần mềm nhân sự chính là giải pháp cho các vấn đề nhân sự của công ty, giải quyết bài toán nhân sự – tiền lương và mang lại nhiều lợi ích khác. Dưới đây là một số lợi ích điển hình mà các doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng phần mềm.
Quản lý nhân sự là bài toán khó đối với các doanh nghiệp hiện nay. Các doanh nghiệp thường gặp những vấn đề sau trong việc quản lý nhân sự:
Nhân lực là yếu tố quan trọng hàng đầu và là 1 trong những yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ 4.0 nhu cầu về nhân lực ngày càng khan hiếm đặc biệt là việc chạy đua tìm kiếm những nhân sự giỏi cho doanh nghiệp mình ngày càng khó khi trên thị trường có rất nhiều đối thủ và sự cạnh tranh luôn xảy ra.
Hiện nay các doanh nghiệp đều gặp phải các vấn đề như: có quá nhiều file và hồ sơ giấy: đơn từ, hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, đơn từ nghỉ phép…đều được thực hiện bằng phương thức thủ công làm mất quá nhiều thời gian của nhân sự trong việc sắp xếp bảo quản, nhân viên thì phải làm nhiều loại đơn từ vừa tốn thời gian vừa không hiệu quả. Không có khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng và hỗ trợ báo cáo khi cần thiết.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn tính lương bằng phương pháp truyền thống. Việc tính lương bằng những phương thức truyền thống như chấm lương từ file excel, bảng tổng hợp lương file giấy vừa tốn thời gian, vừa tốn công sức lại để lại nhiều thiếu sót dẫn đến tính sai lương của nhân viên.
Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển, việc làm trên thị trường ngày càng nhiều, điều này đồng nghĩa với việc cơ hội nhảy việc của ứng viên ngày càng lớn. Tình trạng lao động cũ bỏ đi, lao động mới xin việc liên tục diễn ra tại các doanh nghiệp. Các cuộc phỏng vấn tuyển dụng và đào tạo việc làm diễn ra triền miên là một vấn đề rất đáng lo ngại tại các doanh nghiệp hiện nay.
Tuyển dụng nhân sự trong thời đại công nghệ 4.0 đã khó, thế nhưng để giữ chân nhân sự gắn bó với doanh nghiệp lại càng khó khăn hơn. Để giữ chân nhân sự, doanh nghiệp bạn phải tìm cách cân bằng giữa văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc , các chế độ đãi ngộ và các ưu đãi khác…
Đây là vấn đề mà các doanh nghiệp thường đau đầu nhất. Khi thì thiếu nhân sự, không đủ để bố trí công việc và lúc nào công việc cũng bị trì hoãn, khi thì lại thừa nhân sự, nhân viên rảnh rỗi không có việc làm dẫn đến chán nãn và không làm việc hiệu quả công việc được giao. Vấn đề thiếu hụt và thừa nhân sự này xuất phát từ khâu hoạch định, bố trí và tuyển dụng người lao động tại các doanh nghiệp.
Thụ động trong công việc là một trong vấn đề mà các doanh nghiệp hiện nay hay gặp phải. Nguyên nhân xuất phát việc thụ động của nhân viên trong công việc phần lớn là do quản lý, cấp trên năm các quyền hành về công việc không nêu rõ các nội dung và các vấn đề nhân viên cần làm để họ xây dựng theo trình tự mà họ muốn. Họ chỉ dựa theo những yêu cầu từng ngày 1 của quản lý, cấp trên phân quyền cho họ công việc nào thì họ mới được phép làm công việc đó. Việc này ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của nhân viên và nhân viên không biết mình phải làm gì khi xong việc.
Chính sách lương thưởng và đãi ngộ là một trong những tiêu chí để nhân viên quyết định có hay không gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp bạn. Nên việc xây dựng chính sách lương thưởng rõ ràng hợp lý là cơ sở để nhân viên gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng nên có những chính sách khen thưởng cho từng nỗ lực của những các nhân nhân viên xuất sắc để khích lệ động viên nhân viên phấn đấu hoàn thành công việc. Việc xây dựng các cơ sở đánh giá nhân viên cũng rất cần thiết ở doanh nghiệp nhằm đánh giá khách quan năng lực của mỗi nhân viên, nhằm tạo ra sự công bằng trong cơ chế khen thưởng.
HRUX, viết tắt của Human Resource User Experience, là phần mềm hướng đến sự trải nghiệm người dùng trong các thao tác, tiện ích, tính năng, hỗ trợ tối đa cho công tác hoạch định và quản trị nhân sự trong một tổ chức.
Cải thiện khả năng tự phục vụ của nhân viên: Nhu cầu tìm hiểu điều khoản hợp đồng, tiền lương, nghỉ phép của nhân viên thường rất cao. Đôi khi bộ phận nhân sự khó có thể trả lời hết tất cả câu hỏi này cho hàng trăm nhân viên. HRUX sẽ cung cấp cho nhân viên một tài khoản trên phần mềm, giúp họ dễ dàng truy cập thông tin cần thiết hay đăng ký nghỉ phép từ xa.
Cung cấp sự riêng tư và bảo mật dữ liệu: Dữ liệu nhân sự là một trong những nguồn tài nguyên quý giá. Các công ty cần có biện pháp để bảo vệ thông tin này khỏi sự tấn công từ bên ngoài hoặc bị lợi dụng trái phép. HRUX mã hóa dữ liệu, đồng thời tăng cường bảo mật bằng cách ủy quyền mật khẩu và lưu trữ thông tin trên phần cứng nội bộ.
Loại bỏ lỗi do con người: Lỗi do con người là nguyên nhân chủ yếu gây ra sai sót trong quy trình báo cáo và nhập liệu. Việc tự động hóa nhiệm vụ nhân sự làm giảm khả năng mắc lỗi và cho phép nhân viên kiểm tra lại công việc.
Quản lý nhân viên hiệu quả: Quản lý nhân viên là một trong những trách nhiệm chính của phòng nhân sự. Tuy nhiên, hiệu quả của việc quản lý khi thực hiện bằng phương pháp thủ công thực sự không cao. Các công ty đã ứng dụng phần mềm nhận thấy quy trình quản lý và làm việc của nhân viên đã có nhiều sự cải thiện.
Về chấm công ở những công ty sản xuất với quy mô lớn nhiều nhân viên, thì giờ làm việc của nhân viên được theo dõi chặt chẽ và bảng lương được tính toán chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ lên kế hoạch đào tạo, tổ chức chương trình, chấm điểm, ghi nhận quá trình đào tạo của nhân viên.
Với sự trợ giúp của HRUX, các công ty có thể quản lý hiệu suất liên tục theo thời gian thực. Điều này tạo ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất của nhân viên, đồng thời hỗ trợ cho công việc khác như tiền thưởng, tiền hoa hồng, lập kế hoạch nhân sự… Phần mềm hỗ trợ kiểm soát và tăng hiệu quả của quy trình on-boarding (quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập với công ty), làm rõ vai trò của nhân viên, quản lý theo dõi tiến độ, tăng tính kết nối cho nhân viên mới.
Nhờ vào HRUX, công ty có thể tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tăng hiệu suất tổng thể. Nếu có nhu cầu tìm kiếm phần mềm nhân sự, doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ các đơn vị cung cấp để chọn cho mình một địa chỉ uy tín.
Các chức năng chính trong phần mềm:
– Quản lý tuyển dụng
– Quản lý hồ sơ nhân viên
– Quản lý phép
– Quản lý chấm công
– Quản lý bảo hiểm
– Quản lý tiền lương và chế độ/phúc lợi
– Lương khoán sản phẩm
– Quản lý thuế thu nhập cá nhân
– Quản lý đào tạo
– Đánh giá nhân viên
– Phát triển nhân tài
– Quản lý trang thiết bị lao động
– Hệ thống báo cáo quản trị (BI)
– Cổng portal (ESS & MSS)
HRUX có những yếu tố khác biệt so với các sản phẩm hiện có trên thị trường, như:
Đội ngũ cán bộ nhân viên là tài sản lớn nhất của GSOT. Bộ phận công nghệ, lập trình viên giàu kinh nghiệm, Bộ phận phát triển sản phẩm có chuyên môn cao, bộ phận tư vấn giải pháp và triển khai dự án có năng lực tư vấn, bề dày nghiệp vụ, bộ phận chăm sóc khách hàng năng động, nhiệt tình,… tất cả cùng nỗ lực vì mục tiêu chung xây dựng sản phẩm dịch vụ chất lượng, tạo dựng thương hiệu công ty phát triển bền vững.
Với tiêu chí đồng hành và phát triển cùng khách hàng, Con người tại GSOT, từ những người phát triển nền tảng, sản phẩm, đến những người kinh doanh tư vấn và các bộ phận khác luôn luôn tận tâm tận lực vì lợi ích khách hàng.
Mục tiêu cốt lõi là trải nghiệm người dùng với sản phẩm mà GSOT cung cấp nên đội ngũ nhân viên không ngừng phát huy ý tưởng, sáng tạo để tạo ra một hệ sinh thái gồm các sản phẩm đáp ứng nhu cầu người dùng.
