Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Định nghĩa nghe có vẻ rất đơn giản và chính xác. Tuy nhiên, ERP thì không chỉ đơn giản là như vậy. Thông qua bài viết này, chúng ta cùng nhau tìm hiểu và trả lời các câu hỏi liên quan đến Hệ thống ERP cho doanh nghiệp một cách chi tiết.
Trước tiên chúng ta cùng nhìn lại sơ về lịch sử của hệ thống ERP một chút. Có thể nói ERP được ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM) và phát triển một cách toàn diện thành hệ thống ERP; Từ ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP.
Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ được dùng cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.
Lịch sử phát triển Hệ thống ERP
Như hiện nay chúng ta thấy; Thông thường ở trong các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc các phần mềm của từng phòng ban không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian.
Còn với Hệ thống ERP nó có thể tích hợp thông tin từ tất cả các phòng ban và chức năng trên một doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất có thể phục vụ nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của các phòng ban khác nhau. Nó phục vụ cho nhu cầu về nhân sự, tài chính, nhà kho, cung ứng và bất kỳ bộ phận khác nhau mà quá trình kinh doanh cần phải có. Mặc dù mọi bộ phận trong bất kỳ công ty nào đều có phần mềm được tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của bộ phận cụ thể đó, nhưng ERP có vai trò tổng hợp đầy đủ và cung cấp thông tin mà một hệ thống của một bộ phận cụ thể không thể làm được. ERP có thể được xem là cầu nối trong việc cung cấp thông tin và các quá trình tích hợp các chức năng nâng cao một cách hiệu quả nhất của tất cả các hoạt động. Triển khai ERP chắc chắn sẽ làm thay đổi lớn đối với hầu hết các tổ chức và với một khoảng đầu tư không hề nhỏ. Tuy nhiên, khi triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp sẽ thấy được hiệu quả tất thì thông qua các kết quả mà ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp mình như tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí, gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Và một điều đặc biệt ở các mô hình kinh doanh lớn như các tập đoàn thì việc sử dụng Hệ thống ERP sẽ giúp cho việc quản trị các công ty con với nhiều lĩnh vực khác nhau một cách dễ dàng hơn. Vì ERP không chỉ đơn thuần là một hệ thống độc lập của một công ty mà nó có thể kết nối nhiều dữ liệu của nhiều công ty khác nhau của một tập đoàn hoặc cải thiện sự cần thiết của việc chia sẻ thông tin B2B hiện nay.
Hệ thống ERP sẽ thực hiện đầy đủ các chứng năng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mà trước đây có thể đã được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lập nhỏ hơn.
Hệ thốn ERP tích hợp nhiều ứng dụng và hoạt động kinh doanh cho phép hệ thống phục vụ cho hầu hết các quy trình và bộ phận nếu không phải tất cả. Chúng tôi đã tự do liệt kê các mô-đun chức năng quan trọng của phần mềm ERP. Mặc dù nó phải được làm rõ rằng, điều này là do không có nghĩa là một danh sách toàn diện và rằng sự tiếp cận của ERP trong bất kỳ tổ chức mở rộng vượt xa những khu vực quan trọng tùy thuộc vào loại cấu trúc.
Hệ thống ERP toàn diện
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.
Một số đặc biệt mà Hệ thống ERP có thể giúp cho doanh nghiệp:
Kiểm soát thông tin khách hàng: vì dữ liệu của ERP đều nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn.
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP giúp cho sự tương tác của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất, thông qua các thao tác nhỏ các nhân của một công ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân viên rất nhanh chóng có thể kịp thời cập nhật thông tin qua lại lẫn nhau giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng bộ hơn.
