Khi một doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng như vũ bão, việc mở rộng kinh doanh để nắm lấy cơ hội sẽ kéo theo nhiệm vụ bức thiết là phải phát triển nhân sự cấp tốc đáp ứng nhu cầu công việc, vì vậy quản lý nhân sự theo cách truyền thống chưa thật sự giúp nhà quản trị tối ưu quản lý khi số lượng nhân sự quá nhiều và phức tạp. Phần mềm quản lý nhân sự chính là giải pháp giúp nhà quản trị giải quyết nhanh chóng các nghiệp vụ. Tạo nên các lợi thế cạnh tranh khác biệt và tiết nghiệm thời gian, chi phí tối đa. 

1. Tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự

Con người là một trong những yếu tố then chốt của mọi doanh nghiệp dù chúng ta đang trong thời đại 4.0. Bởi lẽ, khi mọi thứ đều đưa vào guồng các máy móc, công nghệ, hệ thống… thì rất cần những nhân sự có năng lực, có giá trị thực để vận hành, để nhanh nhạy nắm bắt và sẵn sàng trải nghiệm cái mới. Chính vì vậy việc quản lý nhân sự sẽ phức tạp hơn, nhiều nhiệm vụ hơn để đáp ứng nhu cầu công bằng, minh bạch, tiện lợi nhất khi khi một nhân sự nắm giữ nhiều vị trí và trách nhiệm. 

Quản lý nguồn nhân lực tốt sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được toàn bộ nguồn lực của công ty, giúp nhân viên phát huy hết những lợi thế vốn có của mình. Khi được đặt vào vị trí phù hợp với khả năng và được công nhận sự cố gắng thì họ sẽ phát huy hết tiềm lực, tâm huyết, cống hiến hết mình cho công ty để nâng cao hiệu quả công việc. Ngược lại, nếu việc quản lý nhân sự không đạt hiệu quả sẽ khiến nhân viên cảm thấy bất mãn, không hài lòng với quyết định của công ty mà rời đi gây ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp trong thời gian và ngân sách để tìm kiếm nhân sự mới. Đó là những lỗi thường gặp của các nhà quản lý khi quản trị nhân sự. 

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự

Dưới đây là một số lý do chỉ ra tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự mà nhà quản trị cần lưu tâm:

  • Bởi vì mỗi nhân viên đều sẽ có một tính cách, tâm lý khác nhau. Việc của nhà quản trị là phải biết cách dung hòa các mối quan hệ, tính cách đối lập của mỗi nhân viên trong công ty. 
  • Đừng bao giờ quên rằng một nhân viên sẽ được tỏa sáng khi học được làm công việc đúng khả năng chuyên môn của mình và được công nhận, tuyên dương cho sự cố gắng của mình. 
  • Người làm công tác quản trị tốt sẽ có suy nghĩ tích cực và công tâm để thúc đẩy tinh thần làm việc của toàn bộ nhân viên. 

Bởi vì việc quản lý nhân sự là chưa bao giờ là dễ dàng, lời khuyên dành cho doanh nghiệp nên tối ưu hoá việc quản lý bằng cách áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vào quy trình của công ty. Phần mềm này giúp bạn giải quyết được bài toán khó về nhân sự, bắt kịp xu thế phát triển của các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. 

2. Tình trạng quản lý nhân sự và lý do khiến việc quản lý nhân sự không hiệu quả

Là một trong những nước có nền kinh tế đang phát triển, nhận được ồ ạt nguồn đầu tư từ nước ngoài, các doanh nghiệp tư nhân Việt Nam cũng mở rộng cơ hội khi ngày càng nhiều khách hàng nước ngoại liên hệ, do vậy, không hề khó để thấy thị trường nhân sự của Việt Nam luôn sôi nổi. Dù vậy, thực tế nguồn nhân lực Việt Nam tuy có những bước tiến triển khá nổi bật song vẫn còn những hạn chế cần khắc phục. Vậy thực trạng nguồn nhân lực Việt Nam hiện tại thế nào? 

Thứ nhất, về hoạch định, phân bổ và tuyển dụng nhân sự

Hiện nay có rất ít doanh nghiệp vừa và nhỏ lập kế hoạch nhân lực trong dài hạn, dẫn đến tình trạng dư thừa hay thiếu hụt nhân lực. Trên thực tế, người quản lý thường không có đủ cơ sở để chỉ ra nhu cầu về số lượng thực tế dựa trên lượng công việc đang thiếu nhân sự hoặc không hệ thống các đầu mục công việc cụ thể, các kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc này để giúp bộ phận nhân sự cân nhắc việc tuyển dụng mới hay đề bạt phát triển nhân sự hiện hữu là tốt hơn. 

Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự

Thứ hai, về quy trình quản lý và phát triển nhân sự 

Sau tuyển dụng là đến quy trình quản lý và phát triển nhân sự. Ở bước này, doanh nghiệp tiến hành đào tạo, hoạch định và phát triển nguồn nhân lực mới. Doanh nghiệp cần đầu tư cho quá trình đào tạo để có nguồn nhân lực tốt. Bên cạnh đó, còn cần có những cuộc họp định kỳ để nắm bắt công việc cũng như tâm lý nhân viên. 

Thứ ba, về đánh giá thành tích, chính sách lương, thưởng, đãi ngộ 

Đây là một trong những yếu tố khiến nhà lãnh đạo đau đầu. Nguyên nhân của việc này có thể do sự thiếu cơ sở được hệ thống thành chỉ số để đánh giá trình độ, kinh nghiệm và sự phát triển của nhân viên. Chính vì thiếu cơ sở này, mà việc phân tích, phân loại lương, tính lương cho nhân viên gặp nhiều khó khăn. Điều này cũng gây sức ép không nhỏ cho ban giám đốc trong việc sắp xếp hệ thống tiền lương cho nhân viên nếu như số lượng nhân viên lên hơn 20 người với nhiều phòng ban, mỗi người nắm giữ nhiều đầu công việc, giữ nhiều mối quan hệ khách hàng với tính chất khác nhau. Những buổi tuyên dương, teambuilding, lễ vinh danh… cũng cần được xem như là trách nhiệm của nhà quản trị để người nhân sự cảm thấy được sự công nhận, được tự hào, được khích lệ để có thêm năng lượng phấn đấu.

Phần mềm quản lý nhân sự chất lượng
Phần mềm quản lý nhân sự chất lượng

Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu, hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, hồ sơ công ty tràn lan và theo dõi thủ công dễ bị thất thoát. Đồng thời tốn nhiều thời gian trong quá trình tìm kiếm, khiến nhân viên khó tiếp cận thông tin, tài liệu khi làm việc từ xa. Đó chính là lý do vì sao chúng ta cần sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp để cải thiện những tình trạng trên.

3. Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Vấn đề quản lý nhân sự chưa bao giờ là đơn giản. Vì thế phần mềm quản lý nhân sự được sinh ra với sứ mệnh nhằm giải quyết nhanh chóng và chính xác các nghiệp vụ liên quan đến chấm công, tính phép, kết chuyển lương, thưởng, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, báo cáo,…

Phần mềm quản lý nhân sự còn hỗ trợ nhà quản trị mọi lúc mọi nơi: bất kì nơi đâu, nhà quản trị cũng xem được nhân viên có đang làm việc không, quản lý được thời gian làm việc của nhân viên thông qua các biểu đồ mà không cần ai báo cáo, tính toán thời gian tăng ca và ngày nghỉ của nhân viên để có chính sách thưởng phù hợp. 

Hiệu quả của phần mềm quản lý nhân sự
Hiệu quả của phần mềm quản lý nhân sự

Giảm được hơn 50% khối lượng công việc cho nhà quản trị nhân sự: phần mềm thật hữu ích khi có thể giúp tiết kiệm được thời gian khi mọi thứ đều được tính toán quy thành các chỉ số, biểu đồ và hệ thống AI sẽ đề xuất giải pháp, bên cạnh đó doanh nghiệp còn giảm được chi phí lưu trữ hồ sơ tối đa, hạn chế mất thông tin nếu mất bản cứng khi mọi thứ đều sẽ được lưu trữ với chữ ký số đảm bảo. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự và quản lý sẽ được giảm thiểu các thao tác quản lý thủ công như làm báo cáo tình hình nhân sự, thống kê KPIs, quản lý tiền lương, tài liệu phát triển nhân sự…

Tóm lại, tối ưu năng suất làm việc và giảm chi phí là điều mà các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu hiện nay. Vì thế, việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự là một trong những phương pháp hữu ích, đặc biệt là trong bối cảnh nhiều biến động như hiện nay. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về phần mềm và đưa ra lựa chọn chính xác cho doanh nghiệp.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn đầy đủ về hạ tầng, kỹ thuật và công nghệ.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THÔNG MINH XANH

Địa chỉ: 81/15/18 Huỳnh Văn Nghệ, P.12, Q.Gò Vấp, Tp.HCM

Văn phòng: 127/2 Hoàng Hoa Thám, P. 13, Q.Tân Bình, Tp.HCM

Điện thoại: (028) 6286 1906 – Mobile: 0902 561 906 – 0931 844 828

Email: info@gsotgroup.vn