GSOTGROUP > Tin tức và sự kiện > Giải quyết bất cập trong công việc của đội sale và đội hành chính nhờ phần mềm quản lý phân phối
Team sale được coi là đội ngũ nhân sự đóng vai trò ngày một quan trọng trong hệ thống vận hành của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô, hệ thống phân phối lớn. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động đội sale vẫn luôn tồn tại các rắc rối hành chính cần được giải quyết như phân tuyến, xin giấy điểm danh công tác bên ngoài công ty, làm việc với khách hàng bên ngoài công ty, trích xuất hóa đơn,… những công việc mang tính chất như thế rất khó để phòng hành chính có thể ghi nhận và kiểm soát hiệu quả nhân sự. Phần mềm quản lý phân phối ra đời như một giải pháp hiện đại và tiện ích giúp hai phòng ban giải quyết bế tắc tồn đọng, từ đó làm nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp phát triển toàn diện.
Có thể ví bộ phận hành chính như một “bảo mẫu” đa năng của tổ chức bởi tất cả các quy trình vận hành, giấy tờ sổ sách, điểm danh đều phải được thông qua và được tối ưu bởi bộ phận hành chính. Trong quá trình vận hành và hoạt động phân phối, đội Sale thường mong muốn quy trình triển khai ngắn gọn, các thủ tục được tinh gọn để dòng tiền được luân chuyển nhanh chóng. Thế nhưng, khi mô hình doanh nghiệp ngày càng mở rộng, các quy trình vận hành sẽ thay đổi theo hướng phức tạp hơn nhưng về mặt văn bản hướng dẫn thì chưa kịp cập nhật. Đó là lý do vì sao đội sale thường gặp nhiều rắc rối với phòng hành chính – bộ phận luôn yêu cầu mọi hoạt động phải đúng quy trình, kê khai chi tiết, đầy đủ giấy tờ. Trong đó, chúng ta có thể kể đến những vấn đề sau:
– Bộ phận Hành chính gặp khó khăn trong việc quản lý KPI, hiệu quả làm việc của Bộ phận Sale: Đối với một nhân viên kinh doanh, ngoài phần lương cứng quan trọng nhất là phần KPI và hiệu quả làm việc đạt được thông qua sự đóng góp vào doanh số công ty. Đặc thù công việc của đội sale không thể bị giới hạn bên trong văn phòng làm việc như các phòng ban khác, bộ phận Sale còn phải đi gặp khách hàng ở bên ngoài và chính điều này gây khó khăn cho các “bảo mẫu” phòng hành chính đánh giá được hiệu quả làm việc, KPI, không nắm được nhân viên kinh doanh đã làm gì, có bị lãng công không, các hoạt động chi tiêu không đủ giấy tờ kê khai.
– Xung đột kênh phân phối: Một vấn đề rất phổ biến trong hoạt động của team Sale đó là việc sắp xếp và hoạch định quy trình làm việc phù hợp khá là phức tạp, về bản chất các seller luôn phải làm việc với rất nhiều đối tượng khách hàng và rất nhiều đầu việc cần phải giải quyết. Hơn nữa,Team hành chính đôi khi khó bao quát và kiểm soát được hết tuyến khách hàng, các địa điểm trong lịch trình của Sale, phân công các sale theo các tuyến phân phối chồng chéo khiến lịch trình, địa điểm, khách hàng trùng lặp, gây ra xung đột tài nguyên, dẫn đến thiếu tình đoàn kết tổ chức. Điều này dễ khiến nhiều khách hàng cảm thấy khó chịu và đánh giá doanh nghiệp thiếu sự thiếu chuyên nghiệp. Cũng có trường hợp một nơi có nhiều người hỗ trợ, tư vấn nhưng có chỗ lại không có ai, dẫn đến tình trạng những khách hàng ở khu vực đó thực sự có nhu cầu lại không tiếp cận được sản phẩm, dịch vụ của công ty. Chưa kể đến trường hợp địa điểm phân phối trong lịch trình ngược nhau khiến sale vất vả hơn trong việc di chuyển, hiệu quả công việc không tối ưu. Những rắc rối này làm cho hoạt động công ty trở nên rối bù, khó kiểm soát, dễ đánh mất cả khách hàng hiện tại lẫn khách hàng tiềm năng.
Phần mềm quản lý phân phối giúp giải quyết các vấn đề cấp thiết cho doanh nghiệp một cách hoàn hảo
– Kiểm soát tình trạng vận chuyển, trạng thái hàng hóa: đội Sale thường hay gặp khó khăn trong việc kiểm soát đơn hàng. Sau khi đơn hàng đã được thông qua, đội Sale vẫn còn cần phải nắm được tiến độ hàng hóa cho khách hàng để đảm bảo sự hài lòng, tăng cơ hội gia hạn hợp đồng. Tuy nhiên, đội hành chính thường cập nhật chậm về trạng thái hàng hóa nếu dùng phương pháp truyền thống vì cách làm mất thời gian và cần đối soát nhiều loại giấy tờ, khi đơn hàng lên hàng trăm, hàng ngàn còn có thể bị nhập sai, nhập thiếu khiến đội kinh doanh nắm bắt tình hình rất khó khăn.
– Quy trình: Mỗi lần ra ngoài gặp khách hàng, trích xuất hóa đơn, hay có công việc khẩn cấp, đội Sale phải nhận được giấy xác nhận công tác, điểm danh bên ngoài công ty theo đúng quy trình của hành chính. Chính sự thiếu linh hoạt, bị động trong quy định hành chính khiến công việc của cả hai bộ phận đều bị ảnh hưởng, hiệu quả công việc không như mong muốn thậm chí lãng phí thời gian.
Quy trình vận hành khoa học khi áp dụng phần mềm quản lý
Phần mềm quản lý phân phối GSOT ra đời với việc tích hợp các tiện ích giúp giải quyết các bất cập trong công việc của đội Sale, giảm khối lượng cũng như áp lực công việc cho đội Hành chính, xây dựng tiền đề giúp công ty vận hành bền vững.
– Quản trị kênh phân phối: Phần mềm quản lý của GSOT sẽ là người trợ lý đắc lực của Đội Sale với các bảng báo cáo cập nhật đầy đủ các phần như phân rõ công việc của từng bộ phận, cá nhân theo các tuyến trải đều ở tất cả các thị thường mà doanh nghiệp đang phân phối. Tính năng của phần mềm giúp bộ phận Hành chính phân bổ nhân sự hợp lý, tránh được tình trạng bị trùng phân tuyến và giúp sale kịp thời đáp ứng tốt nhu cầu của các khách hàng.
– Kiểm soát KPI, hiệu quả làm việc: Phần mềm quản lý phân phối chính là cánh tay phải đắc lực của đội Hành chính với các tính năng hữu ích được tích hợp đầy đủ, giúp giải quyết tốt tất cả các vấn đề về hiệu quả công việc của nhân viên. Phần mềm quản lý phân phối được tích hợp tính năng tính lương, hoa hồng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm soát công việc của nhân viên, lượng hàng hóa thông qua doanh số bán của team. Sử dụng phần mềm quản lý phân phối sẽ giảm thiểu được phần lớn khối lượng quy trình và áp lực công việc đội hành chính phải đảm đương, giúp Doanh nghiệp gia tăng hiệu quả công việc của Sale cũng như có thể điều chỉnh được chiến lược phát triển phù hợp.
Ưu điểm của phần mềm quản lý phân phối
– Quản trị hàng hóa: phần mềm quản lý phân phối của GSOT còn có tính năng hỗ trợ theo dõi tình trạng lưu kho, vận chuyển đơn hàng, tình trạng hàng hóa ở nơi trưng bày,… Trên mỗi đơn hàng Sale đã chốt cho khách luôn được cập nhật lên hệ thống và các tình trạng như đã tạo đơn, đang đóng gói, đang vận chuyển, đã vận chuyển, đã nhận,….luôn được cập nhật liên tục giúp nhân viên trong team sale có thể nắm bắt và thông báo kịp thời cho khách hàng. Nhờ tính năng này của phần mềm đã giúp cho đội kinh doanh và nhà quản lý sắp xếp công việc hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
– Trích xuất hóa đơn dễ dàng: cuối cùng chính là tính năng hỗ trợ theo dõi và trích xuất hóa đơn. Nhờ có phần mềm quản lý phân phối mà giờ đây đội Sale không cần phải đợi thông qua team hành chính, kế toán kiểm duyệt rồi mới gửi được cho khách, công việc này rất mất thời gian. Khi áp dụng phần mềm, team có thể xem trước được hóa đơn của từng đơn hàng của khách bao gồm cả giá gốc, giá khuyến mãi, phí vận chuyển, VAT (phát sinh thêm nếu có),….một cách đầy đủ và chi tiết.
Trên đây là những lợi ích cần thiết mà phần mềm quản lý phân phối mang lại cho doanh nghiệp, giúp giải quyết tốt các vấn đề nan giải đang còn tồn đọng, cần được giải quyết. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp các vấn đề trên, đừng ngần ngại hãy liên hệ đến GSOT để được hỗ trợ và tư vấn để mang về cho doanh nghiệp của mình giải pháp tốt nhất giúp công ty phát triển bền vững, toàn diện!
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THÔNG MINH XANH
Địa chỉ: 81/15/18 Huỳnh Văn Nghệ, P.12, Q.Gò Vấp, Tp.HCM
Văn phòng: 127/2 Hoàng Hoa Thám, P. 13, Q.Tân Bình, Tp.HCM
Điện thoại: (028) 6286 1906 – Mobile: 0902 561 906 – 0931 844 828
Email: info@gsotgroup.vn
